Il problema non è la mancanza di idee
Quasi ogni azienda ha più di un processo che si potrebbe automatizzare: email ripetitive, dati da ricopiare, promemoria da inviare a mano. Il problema raramente è trovarne uno: è scegliere da quale partire senza sprecare tempo su qualcosa che conta poco.
Tre domande da farsi prima di scegliere
Quanto spesso si ripete? Un processo che accade venti volte al giorno vale più di uno che accade una volta al mese, anche se il secondo sembra più "importante".
Quante persone coinvolge? Se il tempo perso si somma su più persone, l’automazione libera più ore anche a parità di durata del singolo passaggio.
Quanto è standardizzato? Un processo che segue sempre gli stessi passaggi è più facile (e più veloce) da automatizzare bene rispetto a uno che cambia caso per caso.
Il criterio più sottovalutato: gli errori, non solo il tempo
Un processo lento ma corretto costa ore. Un processo lento e soggetto a errori costa ore due volte: la prima per farlo, la seconda per accorgersi dell’errore e correggerlo. Se un passaggio genera spesso sviste (un dato sbagliato, una scadenza dimenticata), spesso vale la pena automatizzarlo prima di uno solo lento.
Un punto di partenza semplice
Non serve un’analisi complessa: basta elencare i 3-4 compiti ripetitivi che occupano più tempo ogni settimana, e per ciascuno segnare quanto si ripete, quante persone coinvolge e quanto spesso genera errori. Il processo con il punteggio più alto è quasi sempre il punto di partenza giusto.