Wie du herausfindest, welchen Prozess du zuerst automatisieren solltest

Fast jedes Unternehmen hat mehr als einen Prozess, den es automatisieren könnte: wiederkehrende E-Mails, Daten zum Abtippen, von Hand verschickte Erinnerungen. Das Problem ist selten, einen zu finden: Es ist, zu wählen, wo man anfängt, ohne Zeit mit etwas zu verschwenden, das wenig zählt.

Wie oft kommt es vor? Ein Prozess, der zwanzigmal am Tag passiert, ist mehr wert als einer, der einmal im Monat passiert, auch wenn Letzterer "wichtiger" wirkt.

Wie viele Personen sind beteiligt? Wenn sich die verlorene Zeit über mehrere Personen summiert, setzt die Automatisierung mehr Stunden frei, selbst bei gleicher Dauer pro Schritt.

Wie standardisiert ist er? Ein Prozess, der immer denselben Schritten folgt, lässt sich leichter (und schneller) gut automatisieren als einer, der von Fall zu Fall variiert.

Ein langsamer, aber korrekter Prozess kostet Stunden. Ein langsamer, fehleranfälliger Prozess kostet doppelt Stunden: einmal für die Ausführung, einmal um den Fehler zu bemerken und zu korrigieren. Wenn ein Schritt häufig Fehler verursacht (eine falsche Zahl, eine verpasste Frist), lohnt es sich oft, ihn vor einem nur langsamen zu automatisieren.

Es braucht keine komplexe Analyse: Liste einfach die 3-4 wiederkehrenden Aufgaben auf, die jede Woche am meisten Zeit kosten, und notiere für jede, wie oft sie vorkommt, wie viele Personen sie betrifft und wie oft sie Fehler verursacht. Der Prozess mit der höchsten Punktzahl ist fast immer der richtige Ausgangspunkt.