Studi legali
Meno tempo su pratiche e scadenze, più tempo sui casi
Automatizziamo la gestione di fascicoli, termini processuali e comunicazioni con i clienti, senza stravolgere i tuoi strumenti.
Il problema
Dove perdi più tempo
Termini da monitorare
Scadenze processuali tracciate su fogli o agende separate, con il rischio di un errore quando i fascicoli si accumulano.
Fascicoli da aggiornare
Ogni nuovo atto o comunicazione va registrato a mano nel fascicolo del cliente.
Comunicazioni ripetitive
Aggiornamenti simili scritti da zero per ogni cliente su stato pratica e prossimi passi.
Documenti da smistare
Atti, PEC e allegati ricevuti via email da leggere, classificare e archiviare uno a uno.
In pratica
Casi d'uso concreti
Scadenzario processuale
I termini vengono calcolati e inseriti in automatico non appena si apre un nuovo fascicolo.
Aggiornamento clienti
Il cliente riceve un aggiornamento quando il fascicolo cambia stato, senza che tu debba scrivere ogni volta.
PEC in ingresso ordinate
Le PEC ricevute vengono lette, smistate per fascicolo e segnalate a chi deve occuparsene.
La soluzione
Cosa costruiamo
Calcolo termini automatico
I termini processuali si calcolano da soli in base al tipo di atto e vengono segnalati prima della scadenza.
Aggiornamento fascicoli
Nuovi documenti e atti vengono archiviati nel fascicolo giusto senza inserimento manuale.
Notifiche ai clienti
Messaggi automatici quando cambia lo stato della pratica, con il tono e i contenuti che decidi tu.
Esempio
Un caso tipico
Meno tempo a inseguire una PEC nella casella giusta
Per uno studio con più collaboratori, le PEC in ingresso finivano tutte nella stessa casella condivisa, da smistare a mano una per una prima di capire a quale fascicolo appartenevano. Abbiamo collegato la casella PEC a un'automazione che legge mittente e oggetto, archivia l'allegato nel fascicolo giusto e avvisa chi se ne occupa. Così non serve più cercare a mano tra centinaia di email.
Esempio illustrativo di un progetto tipico per questo settore, non un caso cliente verificato.
Risultati
Cosa cambia
- Meno rischio di perdere un termine
- Meno tempo speso a riscrivere aggiornamenti simili
- Clienti informati senza doverli chiamare uno per uno
Processo
Come lavoriamo
- 01
Analisi
Guardiamo insieme dove perdi più tempo ogni settimana.
- 02
Progettazione
Disegniamo l'automazione su misura per il tuo processo.
- 03
Costruzione
La colleghiamo agli strumenti che usi già, senza cambiare tutto.
- 04
Test e avvio
La proviamo insieme prima di renderla operativa.
- 05
Manutenzione
La seguiamo nel tempo e la aggiorniamo quando serve.
Domande
Domande frequenti
- È adatto anche a un piccolo studio?
- Sì, si parte dal processo più critico (spesso proprio lo scadenzario), anche con pochi collaboratori.
- I dati dei fascicoli restano riservati?
- Sì, l'automazione lavora dentro i tuoi strumenti esistenti, senza spostare i dati su sistemi esterni non concordati.
- Possiamo partire da una sola pratica critica?
- Sì, spesso è il modo migliore per iniziare, perché risolviamo un processo alla volta.
- Quanto costa iniziare?
- Si parte da un'automazione singola. Il prezzo dipende dal processo scelto e lo definiamo insieme dopo la prima chiamata.
Parliamo del tuo studio legale
Raccontaci quale scadenza o pratica ti preoccupa di più. Vediamo insieme cosa automatizzare per primo.
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