Astrai

Steuerberater

Weniger Zeit für Dokumente und Fristen, mehr Zeit für Mandanten

Wir automatisieren das Einsammeln von Dokumenten, Erinnerungen und die Dateneingabe in deine Kanzleisoftware, innerhalb der Tools, die du täglich nutzt.

Das Problem

Wo du am meisten Zeit verlierst

  • Dokumente sammeln

    Belege, Rechnungen und Unterlagen, die per E-Mail oder WhatsApp bei Mandanten angefragt und einzeln organisiert werden.

  • Erinnerungen und Fristen

    Steuerliche Fristen von Hand verfolgt, mit dem Risiko, in stressigen Phasen einen Mandanten zu vergessen.

  • Dateneingabe

    Daten aus PDFs, E-Mails und Tabellen werden für jeden Fall einzeln in die Kanzleisoftware übertragen.

  • E-Mails sortieren

    Das Postfach füllt sich mit ähnlichen Anfragen, die erst sortiert werden müssen, bevor du antworten kannst.

In der Praxis

Konkrete Anwendungsfälle

Dokumenten-Erinnerungen

Der Mandant erhält automatisch eine Erinnerung, wenn ein Dokument fehlt, ohne dass du selbst schreiben musst.

Verbundener Fristenkalender

Steuerliche Fristen aktualisieren sich von selbst im Kanzleikalender, mit Hinweisen davor.

Automatischer Import

Daten aus eingehenden Dokumenten werden erfasst und in die Kanzleisoftware übertragen, bereit zur Kontrolle statt zum Abtippen.

Die Lösung

Was wir bauen

  • OCR für Dokumente

    Rechnungen und Belege werden automatisch gelesen, die Daten landen direkt in den richtigen Feldern.

  • Automatische Erinnerungen

    E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten werden von selbst verschickt, wenn ein Dokument fehlt oder eine Frist naht.

  • Sync mit deiner Software

    Deine Kanzleisoftware bleibt die Zentrale. Wir verbinden E-Mail, Kalender und Dokumente, damit sie sich selbst aktualisiert.

Beispiel

Ein typischer Fall

Weniger Anrufe nur für einen Termin

Bei einer Kanzlei mit mehreren Berater:innen kamen Terminanfragen per Telefon, E-Mail und WhatsApp herein, ohne zentrale Anlaufstelle und mit dem Risiko doppelter Buchungen. Wir haben ein Buchungssystem mit dem Kanzleikalender verbunden. Der Mandant wählt einen freien Termin, der Termin landet automatisch in der Agenda, und eine Bestätigung wird automatisch verschickt.

Beispielhaftes, typisches Projekt für diese Branche, kein verifizierter Mandantenfall.

Ergebnisse

Was sich ändert

  • Weniger Stunden für manuelle Dateneingabe
  • Weniger Fristen, die in letzter Minute nachverfolgt werden müssen
  • Mandanten erhalten schnellere Antworten, ohne zweimal nachzuhaken

Prozess

So arbeiten wir

  1. 01

    Analyse

    Wir schauen gemeinsam, wo du jede Woche am meisten Zeit verlierst.

  2. 02

    Konzeption

    Wir entwerfen die Automatisierung passend zu deinem Prozess.

  3. 03

    Umsetzung

    Wir verbinden sie mit den Tools, die du bereits nutzt, ohne alles zu ändern.

  4. 04

    Test & Start

    Wir testen sie gemeinsam, bevor sie live geht.

  5. 05

    Wartung

    Wir betreuen sie langfristig und aktualisieren sie bei Bedarf.

Fragen

Häufige Fragen

Müssen wir die Kanzleisoftware wechseln?
Nein, wir arbeiten mit dem, was du bereits nutzt; die Automatisierung verbindet sich mit deinen aktuellen Tools.
Funktioniert das auch für eine kleine Kanzlei?
Ja, wir starten bei dem Prozess, der am meisten Zeit kostet, auch bei wenigen Mitarbeitenden.
Wie lange dauert es bis zu ersten Ergebnissen?
Die ersten Automatisierungen (Erinnerungen, Dokumentensammlung) laufen meist innerhalb weniger Wochen.

Lass uns über deine Kanzlei sprechen

Erzähl uns, welche Aufgaben dir jeden Monat am meisten Zeit rauben. Wir schauen gemeinsam, was sich lohnt.

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